REGULAMIN KONFERENCJI reQuest 2019

    §1

DEFINICJE

 

Bilet                       Dokument elektroniczny wystawiany przez Organizatora po dokonaniu przez Uczestnika rejestracji w systemie Syskonf oraz uiszczeniu ceny zakupu biletu. Bilet upoważnia Uczestnika do udziału w Konferencji.

 

Hotel                      Hotel Sofitel Wrocław Old Town z siedzibą we Wrocławiu, adres strony https://sofitel.accorhotels.com/gb/hotel-5345-sofitel-wroclaw-old-town/index.shtml.

 

Konferencja           Wydarzenie organizowane przez Organizatora pod nazwą reQuest 2019, którego celem jest rozwój społeczności osób związanych z szeroko pojętym obszarem analizy biznesowej i systemowej w IT, odbywające się według ścisłego programu.

 

Materiały               Wszelkiego rodzaju nośniki informacji bez względu na sposób zapisania na nich jakichkolwiek treści w szczególności takie jak pomoce naukowe, dokumenty, wykresy, filmy, animacje, prezentacje, broszury, ulotki dotyczące tematu prowadzonego przez Prelegenta wykładu / warsztatu, które zostaną opublikowane i rozpowszechnione przez Prelegenta w czasie jego wystąpienia na Konferencji.

 

Nagranie                Nagranie audio – video, a także fotografie wykonane przez Organizatora lub podmiot działający na zlecenie Organizatora w trakcie trwania Konferencji.

 

Organizator           Stowarzyszenie Jakości Systemów Informatycznych z siedzibą w Warszawie (00-680) przy ul. Poznańskiej 16, lok. 4, wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji i publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000175199, posiadające numer NIP: 5272426649 oraz numer REGON: 015596805.

 

Uczestnik               Pełnoletnia osoba fizyczna, która dokona zakupu Biletu.

 

Prelegent               Pełnoletnia osoba fizyczna, która dokonała zawarcia z Organizatorem umowy zlecenia, przedmiotem której jest wygłoszenie w czasie Konferencji wykładu lub zorganizowanie w czasie Konferencji warsztatów. W zakresie, w którym niniejszy Regulamin nie stanowi inaczej do Prelegentów zastosowanie znajdują w sposób analogiczny wszystkie postanowienia dotyczące Uczestników.

 

§2

POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

  1. Niniejszy Regulamin określa warunki uczestnictwa w Konferencji reQuest 2019, a także szczegółowe prawa i obowiązki Organizatora, Uczestników oraz Prelegentów.
  2. Konferencja odbędzie się w dniach 26-27 września 2019r. we Wrocławiu na terenie Hotelu Sofitel Wrocław Old Town.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu Konferencji z przyczyn od niego niezależnych. Uczestnikowi nie przysługuje w takim przypadku prawo do odszkodowania ze strony Organizatora.
  4. Głównym celem Konferencji jest integracja środowiska osób zajmujących się analizą biznesową/systemową, inżynierią wymagań, użytecznością, projektowaniem nowych rozwiązań i usług przez stworzenie sposobności do wymiany doświadczeń oraz zachęcenie do dyskusji na temat zagadnień związanych z tematyką konferencji.
  5. Wszystkie ważne informacje dotyczące Konferencji, ewentualne zawiadomienia o zmianach niniejszego Regulaminu, publikowane będą na stronie konferencji request.pl oraz na profilu FB https://www.facebook.com/reQuestConference.

 

§3

WARUNKI UCZESTNICTWA

 

  1. Możliwy jest udział w Konferencji w charakterze Uczestnika jak również w charakterze Prelegenta.
  2. W przypadku Uczestników udział w Konferencji jest odpłatny. Opłata za uczestnictwo w Konferencji wynosi:
    1. W pierwszym terminie, czyli w przypadku zakupu Biletów do 16 czerwca 2019 r.
      1. Wariant 1 (1 dzień konferencji – 26 lub 27 września 2019r.) 750 PLN
      2. Wariant 2 (pełen pakiet: 1 dzień konferencji – 27 września 2019r. + 2 warsztaty – 26 września 2019r.) 1300 PLN
    2.  W drugim terminie, czyli w przypadku zakupu Biletów od 24 czerwca 2019r. do zamknięcia sprzedaży Biletów planowanej na 30 sierpnia 2019r.
      1. Wariant 1 (1 dzień konferencji – 26 lub 27 września 2019r.) 900 PLN
      2. Wariant 2 (pełen pakiet: 1 dzień konferencji – 27 września 2019r. + 2 warsztaty – 26 września 2019r.) 1500 PLN

Wszystkie podane ceny są cenami brutto.

  1. Udział w Konferencji możliwy jest wyłącznie poprzez nabycie odpłatnych Biletów. Bilety można zakupić wyłącznie w drodze dystrybucji prowadzonej za pośrednictwem strony internetowej pl (adres formularza zostanie uzupełniony przed rozpoczęciem zapisów). Warunki korzystania ze strony internetowej syskonf.pl określone zostały przez jej administratora i są dostępne pod adresem https://www.syskonf.pl/regulamin-serwisu.
  2. Liczba dostępnych Biletów jest ograniczona, Organizator przewiduje rozprowadzenie wyłącznie 200 sztuk Biletów. Sprzedaż Biletów rozpocznie się dnia 20.05.2019 i trwać będzie do dnia 30 sierpnia 2019r. bądź do dnia wcześniejszej wyprzedaży całej puli biletów.

 

§4

ŚWIADCZENIA ORGANIZATORA

 

  1. W cenie zakupu Biletu Uczestnik otrzymuje następujące świadczenia:
    1. Posiłki podczas trwania Konferencji w postaci lunchu bufetowego oraz poczęstunku podczas przerw kawowych.
    2. Możliwość wzięcia udziału w wykładach, warsztatach i innych wydarzeniach organizowanych w ramach Konferencji (w zależności od wybranego wariantu wskazanym przy rejestracji oraz wyborem warsztatów).
  2. Organizator nie zapewnia:
    1. Posiłków i atrakcji innych, niż przewidziane w programie Konferencji.
    2. Noclegów.
    3. Transferu z/do hotelu Sofitel Old Town Wrocław.
    4. Tłumaczenia wykładów, warsztatów i innych form prelekcji.

 

§5

OGRANICZENIA I ZAKAZY

 

  1. W czasie wykładów i warsztatów wchodzących objętych programem Konferencji obowiązuje całkowity zakaz spożywania napojów alkoholowych.
  2. W salach gastronomicznych Hotelu zabronione jest spożywanie alkoholu zakupionego poza Hotelem. Zabronione jest także zamawianie do Hotelu jakichkolwiek zorganizowanych cateringów organizowanych przez podmioty trzecie.
  3. W czasie Konferencji obowiązuje także całkowity zakaz palenia tytoniu, za wyjątkiem miejsc do tego wyznaczonych.
  4. W czasie Konferencji obowiązuje zakaz spożywania substancji psychoaktywnych w tym w szczególności narkotyków, dopalaczy etc.
  5. Osoby biorące udział Konferencji nie mogą na teren Konferencji wnosić przedmiotów niebezpiecznych, w tym w szczególności broni palnej lub białej oraz innych niebezpiecznych przedmiotów, materiałów wybuchowych, środków pirotechnicznych czy substancji łatwopalnych.
  6. Osoby biorące udział Konferencji nie mogą na teren Konferencji wprowadzać zwierząt lub wnosić jakichkolwiek rzeczy ruchomych mogących spowodować zagrożenie dla bezpieczeństwa osób przebywających na Konferencji (ostre przedmioty, szklane przedmioty, przedmioty o dużych gabarytach, instrumenty muzyczne, urządzenia elektryczne, narzędzia etc.).
  7. W czasie Konferencji zabronione jest prowadzenie jakiejkolwiek działań o charakterze politycznym, komercyjnym, religijnym, a także prowadzenie zbiórek lub prowadzenie innej działalności (np. happeningów, zbierania podpisów) .
  8. W czasie Konferencji zabronione jest prezentowanie transparentów, flag, bannerów lub okrzyków których celem może być spowodowanie zakłócenia porządku lub bezpieczeństwa. Zabronione jest także prezentowanie jakichkolwiek treści, haseł, etc. niezależnie od ich formy i sposobu utrwalenia jeżeli mogą one wywołać zgorszenie  lub  konflikt,  w tym w szczególności treści obraźliwych lub poniżających jakiekolwiek osoby, grupy społeczne, grupy zawodowe, narodowości z uwagi na ich pochodzenie rasowe, płeć, wyznanie, przekonania i poglądy polityczne, orientację seksualną, przynależność do grupy społecznej, upodobania sportowe etc.
  9. Organizator lub osoby działające w jego imieniu, w tym w szczególności ochrona, uprawnione są odmówić wstępu na teren Konferencji posiadaczom Biletów lub wyprosić z Konferencji Uczestników, którzy nie będą stosowali się postanowień zawartych w Regulaminie.

 

§6

WIZERUNEK

 

  1. Konferencja w tym organizowane w jej ramach wykłady i warsztaty, a w szczególności wypowiedzi wszystkich biorących udział w Konferencji  Prelegentów będą rejestrowane przez Organizatora lub podmioty działające na jego zlecenie formie fotografii oraz nagrań audio-wideo. W wyniku dokonywanej rejestracji dojdzie do utrwalenia, zarejestrowania wizerunku oraz wypowiedzi Uczestników oraz Prelegentów.
  2. Producentem Nagrania będzie Organizator lub podmiot działający na zlecenie Organizatora.
  3. Organizator uprawniony jest do rejestrowania wizerunku oraz wypowiedzi Uczestników oraz Prelegentów w trakcie Konferencji. Akceptacja Regulaminu stanowi jednocześnie zrzeczenie się wszelkich przyszłych roszczeń wobec Organizatora z tytułu wynagrodzenia za korzystanie z wizerunku, głosu oraz wypowiedzi utrwalonych w ramach Nagrania.
  4. Organizator uprawniony jest do nieodpłatnego wykorzystywania i rozpowszechniania wizerunku, głosu oraz wypowiedzi Uczestników oraz Prelegentów zarejestrowanych podczas Nagrania.
  5. Uprawnienie Organizatora do wykorzystywania wizerunku, o którym mowa powyżej obejmuje nieograniczone w czasie, formie oraz przestrzeni terytorialnej wykorzystywanie i rozpowszechnianie wizerunku, a także wykorzystywanie wypowiedzi (w tym także we fragmentach) zarejestrowanych w ramach Nagrania.
  6. Uprawnienie Organizatora do wykorzystywania wizerunku oraz wypowiedzi obejmuje dowolne wykorzystanie przez Organizatora całego powstałego Nagrania lub jego fragmentów. Uprawnienie to obejmuje swoim zakresem wszystkie znane w chwili opublikowania niniejszego Regulaminu pola eksploatacji, a w szczególności następujące:
    • utrwalanie w jakiejkolwiek formie na wszystkich nośnikach (taśma światłoczuła, taśma magnetyczna, płyty DVD, Blu-ray, CD-R, CD-RW, Video-CD, Mini Disc, twardy dysk komputera, pliki MP3, MP4) i dowolną techniką;
    • publikowanie w jakiejkolwiek formie;
    • zwielokrotnianie dowolną techniką analogową lub cyfrową (taśma światłoczuła, taśma magnetyczna, płyty DVD, Blu-ray, CD-R, CD-RW, Video-CD, Mini Disc, twardy dysk komputera, pliki MP3, MP4, wprowadzenie do pamięci serwera);
    • publiczne wyświetlanie;
    • publiczne odtwarzanie;
    • nadanie naziemne bezprzewodowe dowolną techniką;
    • nadanie naziemne przewodowe dowolną techniką;
    • nadanie satelitarne dowolną techniką;
    • reemisja dowolną techniką;
    • umieszczanie w sieci Internet;
    • umieszczanie w materiałach związanych z działalnością Zamawiającego, a w szczególności w materiałach marketingowych i reklamowych;
    • prawo do adaptacji;
    • wykorzystanie w multimediach;
    • publiczne udostępnienie w taki sposób, aby każdy mógł mieć dostęp do wizerunku zezwalającego w wybranym czasie i miejscu – usługi na żądanie widza;
    • wykorzystanie Wizerunku zezwalającego do celów promocyjnych i reklamy;
    • wykorzystanie Wizerunku zezwalającego w ramach umowy merchandisingu.

 

§7

DANE OSOBOWE

 

  1. Poprzez akceptację Regulaminu Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie przez Organizatora danych osobowych Uczestnika podanych przez niego w podczas składania formularza rejestracyjnego.
  2. Administratorem danych osobowych Uczestnika jest Organizator.
  3. Organizator przetwarza dane osobowe Uczestnika wyłącznie w celu świadczenia usług objętych zakresem niniejszego Regulaminu, w tym w szczególności wszelkich usług wchodzących w skład Konferencji. W przypadku Uczestników, którzy wyrazili na to zgodę w odrębnych formularzach Organizator może przetwarzać ich dane osobowe w celach marketingowych. Organizator przetwarza dane osobowe także na potrzeby realizacji ciążących na nim obowiązków prawnych, w szczególności przepisów regulujących zobowiązania podatkowe.
  4. Dane osobowe Uczestnika będą przetwarzane zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) oraz zgodnie z przepisami Ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000).
  5. Podanie danych osobowych przez Uczestnika jest dobrowolne. Brak zgody na przetwarzanie przez Organizatora danych osobowych Uczestnika uniemożliwiać będzie wzięcie udziału w Konferencji.
  6. Organizator może przekazywać dane osobowe Uczestników swoim podwykonawcom, a także podmiotom świadczącym usługi hotelarskie i gastronomiczne w celu  wykonywania świadczeń określonych w niniejszym Regulaminie. W takim wypadku usługodawca, który otrzymał dane osobowe Uczestnika staje się ich administratorem.
  7. Dane osobowe Uczestników są przetwarzane przez okres 6 lat od dnia zakończenia Konferencji. W przypadku Uczestników, którzy wyrazili zgodę na przetwarzanie swoich danych w celach marketingowych dane osobowe będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
  8. Każdy Uczestnik ma prawo dostępu do:
    1. dostępu do treści danych osobowych i otrzymywanie kopii swoich danych,
    2. sprostowania (poprawienia) danych osobowych,
    3. usunięcia danych osobowych,
    4. ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
    5. przeniesienia danych osobowych, jeśli dane są przetwarzane na podstawie umowy lub zgody. Organizator przekaże te dane podmiotowi danych na właściwym nośniku lub prześle dane do wskazanego podmiotu.
    6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,
    7. cofnięcia zgody w dowolnym momencie – w przypadku, gdy zgoda była udzielona przez kontrahenta.

Dostęp do danych możliwy jest w siedzibie Organizatora. Ponadto, Organizator udostępnia adres e-mail kontakt@sjsi.org, za pomocą którego można kontaktować się w sprawie danych osobowych.

  1. Każdy Uczestnik może wnieść skargę w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Skargę należy złożyć do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
  2. Organizator nie będzie przekazywać danych osobowych Uczestników poza obszar EOG.
  3. Organizator nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji na podstawie danych osobowych, w tym nie dokonuje profilowania.
  4. Organizator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie należytego poziomu ochrony przetwarzanych danych osobowych. W szczególności Organizator zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów oraz, utratą lub zniszczeniem.

 

§8

 PRELEGENCI

 

  1. Wraz z chwilą opublikowania i rozpowszechnienia przez Prelegenta Materiałów w trakcie Konferencji, następować będzie udzielenie przez Prelegenta Organizatorowi niewyłącznej licencji na korzystanie z Materiałów. Tym samym Organizator nabędzie prawo do korzystania z Materiałów w zakresie określonym w niniejszym Regulaminie.
  2. Udzielona Licencja nie będzie w żaden sposób ograniczona terytorialnie, co upoważniać będzie Organizatora do korzystania z Materiałów na terenie całego świata bez jakichkolwiek ograniczeń terytorialnych. Udzielona licencja ma charakter tzw. licencji wieczystej, wobec czego Prelegent nie będzie uprawniony do dokonania wypowiedzenia udzielonej licencji.
  3. Licencja udzielona zostaje na czas nieoznaczony bez możliwości jej wypowiedzenia i obejmuje swoim zakresem następujące pola eksploatacji:
    1. Utrwalanie, publikowanie w sieci Internet w tym w szczególności publikowanie na stronie internetowej Organizatora zarejestrowanej na domenie www.sjsi.org
  4. Organizator nie będzie uprawniony do udzielenia dalszych sublicencji na Materiały.
  5. Organizator zobowiązany jest do respektowania osobistych praw autorskich Prelegenta, a w szczególności nienaruszalności treści i formy Materiałów, z zastrzeżeniem jednak postanowień ust. 6.
  6. Prelegent akceptując niniejszy Regulamin oświadcza, że będzie wyłącznym autorem Materiałów jak również, że w chwili dokonania publikacji Materiałów na Konferencji przysługiwać będą mu wyłączne, pełne i niczym nieograniczone majątkowe prawa autorskie oraz autorskie prawa osobiste do Materiałów.
  7. Prelegent akceptując niniejszy Regulamin zobowiązuje się, że Materiały będą wynikiem jego pracy autorskiej oraz, że nie będą one naruszać jakichkolwiek praw przysługujących osobom trzecim, w szczególności autorskich praw majątkowych, autorskich praw osobistych czy praw własności przemysłowej. Ponadto Materiały nie będą naruszać dobrych obyczajów, jakichkolwiek praw do prywatności lub do wizerunku, ani też żadnych patentów, praw ochronnych udzielonych na: wzór przemysłowy; wzór użytkowy czy znak towarowy, a także jakichkolwiek praw autorskich, tajemnicy handlowej, praw do nagrań, praw z wykonania, jak również jakichkolwiek innych praw osób trzecich. Ponadto Prelegent zapewnia, że żadna treść zawarta w Materiałach nie będzie nieprzyzwoita, zniesławiająca lub taka, która inny sposób naruszałaby jakikolwiek akt prawny na jakimkolwiek terytorium lub też generowałoby zobowiązanie Organizatora do zapłaty na rzecz osoby trzeciej stosownego świadczenia takiego jak odszkodowanie czy zadośćuczynienie.
  8. Materiały nie mogą mieć charakteru promocyjnego oraz reklamowego jakichkolwiek produktów czy usług. Wykład / warsztaty oraz Materiały powinny obejmować swoim zakresem jedynie merytoryczne aspekty tematu wykładu / warsztatów.
  9. Prelegent ponosi wobec Organizatora pełną odpowiedzialność odszkodowawczą za wady prawne Materiałów co oznacza, iż w przypadku poniesienia przez Zamawiającego jakiejkolwiek szkody w związku z wygłoszeniem wykładu w czasie Konferencji oraz eksploatacją Materiałów Prelegent będzie zobowiązany do naprawienia szkody w całości.

 

§9

REKLAMACJE

 

  1. Wszelkie reklamacje, uwagi, wnioski dotyczące organizacji oraz przebiegu Konferencji mogą być składane Organizatorowi w formie pisemnej lub na adres e-mail kontakt@request.pl.
  2. Organizator zobowiązuje się do rozpoznania wniesionych reklamacji w terminie 14 dni od dnia ich doręczenia Organizatorowi. O wyniku reklamacji osoba wnosząca reklamację zostanie poinformowana w drodze pisemnej, lub w przypadku niepodania adresu do korespondencji, odpowiedź na reklamację zostanie przekazana w formie wiadomości e-mail.

 

§10

ODSTĄPIENIE OD UMOWY

 

  1. Uczestnik, który dokonał zakupu Biletu uprawniony jest do odstąpienia od umowy zawartej z Organizatorem bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów i bez podawania przyczyn w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy, przy czym za dzień zawarcia umowy uznaje się dzień doręczenia Uczestnikowi Biletu.
  2. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy może zostać sporządzone w formie wiadomości e-mail i zostać wysłane na adres uczestnicy@request.pl, jak również może zostać sporządzone w formie pisemnej i zostać wysłane na adres rejestrowy Organizatora. W przypadku złożenia oświadczenia o odstąpieniu od umowy w formie pisemnej wystarczające jest wysłanie tego oświadczenia listem poleconym na adres Organizatora. Wzór oświadczenia o odstąpieniu od umowy stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu, przy czym Uczestnik nie ma obowiązku korzystania z tego wzoru.
  3. W przypadku odstąpienia od umowy z zachowaniem w/w terminu umowa ta uznana będzie za niezawartą. Wobec powyższego Organizator niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia o odstąpieniu od umowy dokona na rzecz Uczestnika zwrotu zapłaconej przez niego ceny biletu.
  4. W przypadku odstąpienia od umowy Bilet wystawiony Uczestnikowi straci swoją ważność.

 

§11

 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 

  1. Niniejszy Regulamin jest integralną częścią Umowy zawieranej z Uczestnikiem oraz Prelegentami.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonywania interpretacji niniejszego Regulaminu, a także do wydawania instrukcji dodatkowych.
  3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody osobiste i majątkowe Uczestników, które mogą wystąpić w związku z Konferencją.
  4. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność za poprawność podanych danych, w szczególności danych kontaktowych.
  5. Wszelka zorganizowana działalność promocyjna podczas Konferencji, w szczególności reklama własnej działalności i rekrutacja pracowników, może być prowadzona wyłącznie za zgodą Organizatora.
  6. Uczestnicy zobowiązani są przestrzegać zapisów regulaminu Hotelu który dostępny jest na stronie internetowej https://sofitel.accorhotels.com.
  7. W przypadku uznania jakiegokolwiek z postanowień niniejszego Regulaminu na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu za nieważne bądź nieskuteczne pozostałe postanowienia Regulaminu zachowują swoją moc. W miejsce nieważnego / bezskutecznego postanowienia zastosowanie znajdzie reguła, która będzie najbliższa celom postanowienia uznanego za nieważne / bezskuteczne.
  8. Uczestnicy zobowiązani są podporządkować się poleceniom pracowników ochrony oraz innych służb porządkowych Organizatora, które mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa.
  9. Uczestnicy przyjmują do wiadomości, iż w sytuacji stwierdzenia przez Organizatora lub osoby działające w jego imieniu, że dany Uczestnik swoim zachowaniem narusza postanawiania niniejszego Regulaminu lub przepisów powszechnie obowiązującego prawa Organizator lub osoby działające w jego imieniu mogą podjąć decyzję o usunięciu Uczestnika z Konferencji.